Segretaria in Linea consiste essenzialmente nell’attribuzione di un numero di telefono esclusivo (con prefisso a scelta) e in una segreteria telefonica dal vivo con risposta telefonica personalizzata, gestione delle chiamate entranti con filtro accurato ed inoltro su richiesta, annotazione del messaggio con rapporto in tempo reale a mezzo Sms e/o Email.
Puoi utilizzare il tuo nuovo recapito telefonico secondo due diverse modalità: se sei già in possesso di una linea telefonica e preferisci non cambiare numero, puoi effettuare, in forma continuativa o solo nei momenti in cui ne hai l’esigenza, un trasferimento di chiamata dal tuo numero a quello assegnato in fase di attivazione.
Il trasferimento è silenzioso; chi chiama non se ne rende assolutamente conto ed è del tutto convinto che chi risponde si trovi fisicamente nella tua sede.
In alternativa, puoi distribuire il numero, che Segretaria in Linea ti avrà assegnato, ai tuoi clienti, fornitori, collaboratori, ecc. Lo puoi aggiungere sui tuoi biglietti da visita e sulla modulistica della tua attività: è, ufficialmente il numero del tuo ufficio! Si tratta di un ufficio virtuale, naturalmente, ma funzionale al pari di uno reale.
Il servizio di segreteria telefonica dal vivo è attivo dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 17.00 con orario continuato. La risposta di Segretaria in Linea è personalizzata. L’operatrice risponde al telefono con tono cordiale e professionale, presentandosi come tua segretaria personale e filtrando le chiamate in base alle tue direttive. Tu deciderai come dovrà essere impostata la risposta. Sarai sempre tu a decidere la modalità di gestione delle telefonate, se e in quali casi farti inoltrare le telefonate.
Terminata la telefonata, l’operatrice provvede, immediatamente, ad inviarti, sulla tua casella di posta elettronica, un’e-mail contenente un resoconto dettagliato della telefonata ricevuta: data, ora, nome, cognome e numero di telefono della persona chiamante e, naturalmente, il contenuto della telefonata.
Potrai ricevere anche un breve resoconto delle chiamate ricevute tramite un messaggio sms inviato sul tuo cellulare.
Sarai così messo a conoscenza in tempo reale d’ogni telefonata ricevuta per tuo conto.
Per non perdere nessun contatto negli orari di chiusura, Segretaria in Linea ti mette a disposizione anche una casella vocale. I chiamanti potranno registrare un messaggio che ti verrà recapitato in formato audio direttamente nella tua casella di posta elettronica.
Su richiesta, inoltre, la tua segretaria personale può svolgere tutte le consuete attività di segretariato, in modo remoto: gestione appuntamenti, contatti clienti fornitori, gestione fax ed Email, videoscrittura, traduzioni, organizzazione viaggi, ricerche Internet ecc.
Questa, naturalmente, è solo una breve descrizione del servizio base.
Per maggiori informazioni, vedi la descrizione dei singoli servizi nel settore Servizi e Tariffe.